Liệu có phải để trở thành một Trợ Lý giỏi chỉ cần ngoại hình tốt, nói chuyện khéo léo và hay cười? Nếu bạn nghĩ như vậy, có lẽ bạn đang mô tả chính xác hơn về một PG (Promotion Girl ) giỏi đấy. Làm Trợ lý thì cần nhiều (rất nhiều) hơn thế.
Một người Trợ lý giỏi là người hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo ở nhiều vấn đề trong công việc từ hành chính, quản lý văn phòng, đối nội đối ngoại, đàm phán thương thảo hợp đồng, giám sát quản lý các bộ phận và tư vấn góp ý cho lãnh đạo về các vấn đề nảy sinh khi có yêu cầu. Công việc của một Trợ Lý không hề đơn giản, nếu không muốn nói là có rất nhiều thách thức.
Tuy nhiên, trở thành một Trợ Lý giỏi không phải là điều bất khả thi. Đó là một quá trình rèn luyện bản thân liên tục và có định hướng. Với những ai đang có mong muốn hay mới bắt đầu công việc Trợ Lý, những định hướng này là rất quan trọng. Vậy các Trợ Lý CEO giỏi sẽ cần phải có những gì? 9 Năng lực cốt lõi dưới đây là câu trả lời cho câu hỏi đó.
1/ Kỹ năng giao tiếp
Hẳn là ai cũng biết kỹ năng giao tiếp hết sức quan trọng, không chỉ với Trợ lý mà với tất cả các vị trí khác. Một Trợ lý với kỹ năng giao tiếp tốt sẽ gây được thiện cảm với đồng nghiệp, đối tác cũng như khách hàng. Kỹ năng này được thể hiện qua khả năng nghe, khả năng thấu hiểu, khả năng nắm bắt tâm lý đối phương, khả năng thuyết phục và đàm phán. Ngoài ra, đối với môi trường làm việc quốc tế, Trợ ý cần có sự am hiểu các quy tắc của nhiều nền văn hóa khác nhau .Đây chính là “vũ khí lợi hại” mang lại thành công cho công việc của bạn. Kỹ năng này có thể được trau dồi qua cọ xát trong công việc, học hỏi từ người khác, sách vở hay các lớp học.
2/ Hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh
Ai cũng phải am hiểu về lĩnh vực kinh doanh của công ty mình thì mới hoàn thành công việc tốt được. Trợ lý là người tham mưu góp ý cho giám đốc, vì thế càng cần phải nắm rõ những kiến thức này. Không chỉ về lĩnh vực kinh doanh, Trợ lý còn cần có kiến thức sâu rộng về ngành, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, vị thế của công ty trong thị trường, cũng như xu hướng phát triển của ngành hiện tại. Là cánh tay phải của giám đốc, việc thiếu hiểu biết sẽ dẫn đến những lời khuyên, những quyết định sai lầm trong xử lý công việc. Đây là điều mà trợ lý nhất định phải lưu ý.
Trợ lý bao giờ cũng là người tổ chức rất tốt cả không gian và thời gian. Nơi làm việc, văn phòng, tài liệu bao giờ cũng cần được sắp xếp khoa học và gọn gàng. Hãy thử hình dung một tình huống khẩn cấp mà tài liệu bạn cần lại lẫn lộn trong một đống hồ sơ ngổn ngang trên mặt bàn. Rất có thể là bạn sẽ làm mất thời gian giải quyết một tình huống khẩn cấp chỉ vì sự thiếu ngăn nắp của bản thân. Khi đưa tài liệu cho sếp phê duyệt, nếu một Trợ lý có đầu óc tổ chức sẽ giúp sếp của mình nhận ra ngay tập tài liệu nào cần duyệt gấp, cái nào có thể chờ bằng cách sử dụng các giấy tag có màu sắc khác nhau. Thí dụ, tập dán giấy đỏ nghĩa là “cần đọc ngay lập tức”, dán giấy xanh là “Cần có quyết định trong tuần này” v.v.. Bằng cách đó, Trợ Lý khiến mọi việc diễn ra dễ dàng hơn.
Khả năng tổ chức về mặt thời gian nghĩa là, Trợ lý biết phân chia thời gian phù hợp cho các đầu mục công việc khác nhau theo đúng thứ tự ưu tiên của chúng. Khi phải hoàn thành một danh sách dài các thứ phải làm trong một ngày, Trợ Lý cần biết công việc nào cần nhiều thời gian hơn công việc nào, cái gì làm trước cái gì làm sau. Sau đó, họ sẽ phân bổ thời gian hợp lý để các công việc đó đều được hoàn thành đúng hạn và đạt đúng chất lượng yêu cầu. Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian là một trong những điều cơ bản mà tất cả các vị trí công việc đều phải thực hiện tốt. Tuy nhiên, ở người Trợ Lý, nó có vai trò đặc biệt quan trọng và là một trong những tiêu chuẩn để đánh giá một Trợ lý có làm việc hiệu quả hay không.
4/ Khả năng đánh giá và ra quyết định độc lập
Khi CEO đi vắng và Trợ lý được giao “trông coi” mọi thứ. Lúc này trình độ quản trị của Trợ Lý mới được bộc lộ tối đa. Tất nhiên, Trợ Lý thông thường không có quyền ra quyết định thay cho CEO. Nhưng khi vị lãnh đạo cao nhất không có mặt để giải quyết một vụ việc khẩn cấp, và Trợ Lý được đặt vào vị trí khó khăn ấy, họ sẽ không còn cách nào khác. Do vậy, Trợ lý cần tập cho mình khả năng đánh giá tình hình và ra quyết định, để khi rơi vào tình huống kể trên, họ có thể phản ứng một cách nhanh và hiệu quả nhất. Để đánh giá và quyết định đúng, hãy thường xuyên để ý và học hỏi từ sếp của mình. Hãy đặt câu hỏi và các tình huống để xem nếu là CEO họ sẽ làm gì. Những gì bạn quan sát và học được hàng ngày từ chính vị lãnh đạo của mình sẽ có ích cho bạn trong những lúc bạn phải chèo chống một mình. Đó là lý do tại sao Trợ lý càng giỏi lại càng có tầm nhìn và tư duy ngang bằng với sếp của mình.
5/ Khả năng thích ứng
Trợ lý làm việc trong một môi trường luôn luôn thay đổi. Sự thay đổi liên tục đó có thể xuất phát từ bản chất môi trường kinh doanh/ hoạt động của tổ chức/doanh nghiệp cả bên trong lẫn bên ngoài. Một mặt Trợ lý là người làm việc bên cạnh CEO hay người lãnh đạo, họ cũng thường xuyên phải đối mặt với các vấn đề CEO đó gặp phải trong công việc hàng ngày. Bên cạnh đó, Trợ lý cũng tham gia vào các hoạt động nội bộ liên quan tới các bộ phận hay nhân viên khác. Nên việc phải xử lý những biến động bất ngờ hay các tình huống phát sinh ngoài kế hoạch là chuyện thường ngày của Trợ Lý. Nếu không có khả năng thích ứng cao với sự thay đổi, Trợ lý sẽ cảm thấy rất khó khăn vất vả để xử lý tình huống cũng như kiểm soát tình hình. Thích nghi chính là kỹ năng sinh tồn của người Trợ lý. Để rèn luyện được điều đó, trước hết người Trợ Lý phải có một tâm lý sẵn sàng đón nhận sự thay đổi. Coi việc phát sinh ngoài dự kiến là điều đương nhiên. Vì thế khi nó xảy ra, Trợ Lý không bị shock hay bị rơi vào cái gọi là “bẫy tâm lý tiêu cực”. Ngoài ra, nhằm ứng phó và đưa ra giải pháp kịp thời cho vấn đề, hàng ngày Trợ Lý phải không ngừng học hỏi và rèn luyện mình về mặt chuyên môn. Với mỗi kế hoạch đưa ra bao giờ cũng nên có một hoặc vài phương án dự phòng. Đó mới là cách làm việc của một người Trợ Lý CEO chuyên nghiệp.
6/ Kỹ năng chăm sóc khách hàng
Mọi người vẫn lầm tưởng chỉ nhân viên Sale mới cần có kỹ năng chăm sóc khách hàng. Thực tế, đó là kỹ năng mà bất cứ ai là đại diện cho thương hiệu có cơ hội tiếp cận khách hàng đều phải có. Hơn thế nữa, nó có vai trò đặc biệt quan trọng đối với người Trợ lý. Nhiều khi, Trợ lý phải tham gia vào công tác đối ngoại cùng với CEO hoặc thay mặt cho CEO. Trong các sự kiện có sự tiếp cận với khách hàng của công ty, Trợ lý cần có sự am hiểu về khách hàng đó và góp phần duy trì được sự hài lòng của họ thông qua việc giao tiếp gây được thiện cảm, cung cấp thông tin khách hàng cần và đưa ra các phương án giải quyết hợp lý nếu có sự khiếu nại hay chỉ trích. Tất cả những điều đó đều thuộc trong tập hợp kỹ năng Chăm sóc khách hàng mà chúng ta đang đề cập.
Không ai có thể thành công một mình, nên làm việc nhóm là một trong những kỹ năng tối quan trọng để thành công. Trợ lý là người được coi là “dưới một người mà trên vạn người”, chắc hẳn sẽ không tránh khỏi sự xa cách giữa các thành viên còn lại trong nhóm. Điều mà trợ lý cần làm được đó là xóa bỏ không khí dè chừng, nghi ngờ hoặc phòng thủ của những thành viên trong nhóm, tạo ra môi trường làm việc vui vẻ, hợp tác mà trong đó người trợ lý đóng vai trò hỗ trợ tích cực đồng thời định hướng cho cả đội.
8/ Khả năng chủ động dự đoán nhu cầu
Trợ lý là người hỗ trợ, nên sự tinh ý và chu đáo là hết sức cần thiết. Khả năng chủ động dự đoán nhu cầu chính là thể hiện của sự tinh ý và chu đáo đó. Khi người trợ lý hiểu được và đáp ứng những nhu cầu sắp phát sinh, họ có thể khiến những người xung quanh hài lòng hơn kỳ vọng. Sếp bạn chuẩn bị có chuyến đi công tác bằng máy bay nhưng dự báo sắp có bão thì bạn sẽ làm gì? Có nên chuẩn bị trước phương án di chuyển dự phòng hay xin ý kiến đổi lịch bay? Nhóm dự án đặc biệt của công ty hôm nay phải làm tăng ca tới tối, liệu bạn có nên chủ động gọi pizza hay thết đãi họ một bữa tối ra trò tại văn phòng? Chính những việc rất nhỏ này lại mang lại những ấn tượng tốt về bạn và sẽ dần khiến bạn trở thành người không thể thiếu trong mắt mọi người.
9/ Kỹ năng máy tính/kỹ thuật
Sẽ rất dở nếu Trợ lý không biết sử dụng máy in, máy fax hay các thứ máy móc vật dụng văn phòng khác. Không những thế, Trợ lý cần phải là người tiên phong trong việc cập nhật các công nghệ mới. Khoa học thì luôn thay đổi từng ngày. Người trợ lý không những cần phải am hiểu mà còn phải trở thành người hướng dẫn cho giám đốc của và đồng nghiệp của mình sử dụng những tiện ích mới nhất. Hiện nay có rất nhiều chương trình máy tính phục vụ hiệu quả cho công việc của Trợ Lý và giúp họ tiết kiệm rất nhiều thời gian so với cách làm truyền thống. Nếu các trợ lý không biết và không ứng dụng thì đó là một thiếu sót lớn. (Chúng tôi sẽ có một loạt bài giới thiệu về các công cụ hữu ích phục vụ cho công việc của Trợ lý)
9 kỹ năng trên là những yếu tố cốt lõi làm nên một Trợ lý giỏi. Có những người vốn có đã có sẵn tố chất về một hay một vài khía cạnh nhưng nhìn chung tất cả các năng lực đó đều có thể có được thông qua con đường học tập và rèn luyện. Nếu bạn muốn trở thành một Trợ lý giỏi thì hãy bắt tay vào rèn luyện 9 kỹ năng này ngay thôi!
S.T Bảo Ngọc
