Giao tiếp qua điện thoại là một nghệ thuật chứ không đơn giản chỉ là nghe và trả lời, vậy làm sao để tạo ấn tượng tốt trong 1 phút đầu tiên người nghe. Giao tiếp điện thoại là một nghệ thuật, kỹ năng giao tiếp qua điện thoại cần phải được rèn luyện qua thời gian dài trong thực tế, các nhân viên chăm sóc khách hàng tại các công ty lớn được trang bị kỹ năng giao tiếp bằng điện thoại vô cùng thuyết phục, khéo léo. Hiện nay rất ít Trung tâm đào tạo kỹ năng có kèm chương trình kỹ năng giao tiếp qua điện thoại vào các khóa học. Thông thường kỹ năng giao tiếp qua điện thoại thường được kèm vào khóa học kỹ năng giao tiếp và kỹ năng bán hàng tại các Trung tâm.
Dưới đây là một số gợi ý giúp cho người gọi và người nghe tạo ấn tượng trong cuộc giao tiếp bằng điện thoại
Nếu bạn là người gọi điện thoại, bạn nên:
nếu bạn là người gọi điện thoại phải chủ động trong cuộc gọi
– Mọi người thường có xu hướng đề phòng và không thoải mái khi nói chuyện với người lạ qua điện thoại. Điều này sẽ làm giảm hiệu quả của cuộc điện thoại. Vì vậy, đầu tiên, bạn cần giới thiệu những thông tin cơ bản về bản thân hoặc công ty mà mình đại diện. Trình bày sơ lược về mục đích cuộc gọi. Hãy tạo cảm giác thân thiện và vui vẻ để người nghe mất đi cảm giác xa lạ và đề phòng.
– Quan tâm đến thời gian và thời điểm gọi. Trừ trường hợp bất khả kháng, tránh gọi cho người khác trước 6h sáng và sau 10h đêm. Giờ nghĩ trưa cũng không phải là lúc thích hợp để bạn bắt đầu trình bày một vấn đề với ai đó. Khi nói chuyện với người khác, việc tìm một không gian yên tĩnh là rất quan trọng. Bạn không thể duy trì một cuộc gọi khi liên tục bị ngắt quãng bởi tiếng ồn và sự mất tập trung.
– Chuẩn bị đầy đủ nội dung cần trao đổi với khách hàng. Những thông tin như số liên lạc, địa chỉ, giá cả, thời gian cần được trao đổi một cách chính xác và nhanh chóng. Đừng bắt khách hàng phải chờ đợi bạn tìm tòi những thứ đó từ đống tài liệu dài cộp, hay phải gọi lại lần nữa để đính chính.
– Cố gắng thể hiện một giọng nói rõ ràng và truyền cảm. Lời nói cần ngắn gọn, súc tích, truyền đạt đủ nội dung cần nói. Bạn có thể tưởng tượng rằng mình đang đứng trước mặt người nghe, và sử dụng hết khả năng biểu cảm để thể hiện thành ý của mình. Việc hình dung họ đang nhìn chúng sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc gây cảm xúc bằng chính thái độ và sự ứng xử của mình.
Nếu bạn là người nghe điện thoại, bạn nên:
nếu bạn là người nghe thì nên hiểu người nói
– Chú ý đến câu chào đầu vì chính câu nói đầu tiên sẽ tạo được thiện cảm cho người nghe. Thông thường, chúng ta có thể nói “Đây là…. xin kính chào quí khách” hoặc “Tôi là…. Xin chào bạn…”
– Tỏ ra nồng nhiệt, quan tâm và ngọt ngào khi nghe điện thoại. Điều này giúp người gọi thoải mái và dễ dàng giao tiếp với bạn hơn.
– Luôn chú ý đến người gọi, biết đặt những câu hỏi và trả lời một cách chính xác. Điếu này giúp bạn ghi nhận thông tin tốt nhất, tạo hiệu quả cho cuộc trao đổi. Việc lắng nghe và tỏ ra mình đang lắng nghe là một phép lịch sự tối thiểu trong giao tiếp. Bạn có thể khéo léo dùng những yếu tố kích thích quá trình nói của người gọi: dạ, vâng…
– Tóm tắt nội dung cuộc nói chuyện sau khi nắm được những thông tin quan trọng. Hỏi lại khi cảm thấy thông tin nào đó là quan trọng hoặc là cần thiết phải kiểm tra lại. Luôn ghi chép hoặc thu âm nếu cảm thấy cần.
– Xin lỗi và thương lượng khéo léo nếu bạn cần chấm dứt cuộc trò chuyện để giải quyết một công việc khác. Mong người gọi chờ máy, hoặc hứa rằng bạn sẽ gọi lại ngay khi có thể, tùy vào trường hợp. Khi cảm thấy cuộc gọi quá dài và bạn muốn chấm dứt nó, hãy cố gắng ứng xử một cách khéo léo và tế nhị.
Giao tiếp qua điện thoại là cả một nghệ thuật. Và để trở thành người “nghệ sĩ” của môn “nghệ thuật” này, hãy nắm chắc những kiến thức cơ bản trên. Góc Kỹ Năng chúc bạn sớm nâng cao kỹ năng giao tiếp, đặc biệt là giao tiếp qua điện thoại. Hãy thể hiện khả năng thu hút và thuyết phục của bạn qua các cuộc giao tiếp điện thoại. Thật chẳng dễ dàng phải không?
Giới thiệu khóa học kỹ năng giao tiếp ứng xử thuyết phục tại Cuộc Sống Đúng Nghĩa. Khóa học được giảng dạy bởi đội ngũ diễn giả, Chuyên gia đào tạo kinh nghiệm và thành công.
