Viết báo cáo là một trong những công việc không thể thiết trong quá trình quản lý tại các tổ chức, doanh nghiệp. Ý nghĩa của các báo cáo đem lại chính là ở tính thông tin của nó đối với quá trình ra quyết định của các cơ quan, tổ chức. Có lẽ mỗi người trong chúng ra đều đã từng làm một bản báo cáo, từ nhỏ đến lớn. Tuy nhiên có những lỗi phổ biến mà rất nhiều người mắc phải.
Có nhiều báo cáo không nêu bật được những công việc đã thực hiện mà viết những vấn đề không đúng trọng tâm, ít liên quan đến tiêu đề của báo cáo. Do đó, trước khi bắt tay vào viết báo cáo, bạn cần lập dàn ý chi tiết, sau đó dựa vào dàn ý để triển khai nội dung báo cáo.
Lỗi hình ảnh, bảng biểu và công thức
Hình ảnh, bảng biểu là những bằng chứng số liệu hoặc các hình ảnh minh hoạt cho những nhận định của báo cáo trơe nên rõ ràng, minh bạch và tạo sức thuyết phục người đọc. Tuy nhiên, việc sử dụng hình ảnh, bảng biểu và công thức cũng hay gặp phải các lỗi như không liên qua đến nội dung, không rõ ràng và không được giải thích cụ thể… Có điều này bởi lẽ các hình ảnh, bảng biểu này được đưa vào báo cáo chỉ để lấp đầy khoảng trống, khiến cho người đọc không hiểu nội dung này nhằm mô tả điều gì, muốn nói cái gì.
Trong nhiều báo cáo khác, các bảng biểu, hình ảnh không được đánh số cũng dễ gây ra sự nhầm lẫn, tạo nên sự khó khăn cho người đọc. Các bạn có thể khắc phục lỗi này bằng cách đánh số, đặt tên cho hình, bảng biểu để người đọc dễ theo dõi.
Ngoài ra, chất lượng hình ảnh, bảng biểu cũng là một vấn đề cần được quan tâm. Nhiều trường hợp hình ảnh, bảng biể được chụp từ các báo cáo khác hay lấy từ các nguồn trên mạng nên chất lượng hình ảnh thấp, không đọc được nội dung chi tiết. Tốt nhất, bạn nên vẽ lại hoặc tìm hình ảnh khác đạt chất lượng tốt hơn.
Lỗi định dạng
Nhiều báo cáo bị lỗi về việc sử dụng font chữ. Loại font chữ thường được sử dụng để viết báo cáo là loại Serif và Time New Roman. Khi bạn cần mô tả các đoạn mã nguồn thì phải sử dụng các loại font Monospace như Couirier New, Lucida Console hoặc Monaco (trên Mac OS).
Các lỗi thường gặp là sai lỗi chính tả, dùng từ không phù hợp trong các báo cáo khoa học kỹ thuật như dùng đại từ ngôi thứ nhất: tôi, ta, chúng ta,… các từ cảm thán, từ địa phương, văn nói,… vào báo cáo. Cũng có các trường hợp dùng từ lủng củngm không toát ý, ý trước mâu thuẫn với ý sau. Để khắc phục lỗi này, người viết báo cáo nên nêu các câu chủ đề. Các câu tiếp theo sẽ khiến khai ý của câu chủ đề đó. Như vậy, báo cáo của bạn sẽ trở nên mạch lạc, rõ ràng và đủ ý.
Lỗi đánh số mục lục
Đánh số thứ tự trong một bản báo cáo có vai trò quan trọng trong việc giúp người đọc nắm được cấu trúc của bài viết. Cách đánh số trong một bản báo cáo phải thống nhất theo một trình tự lớn, nhỏ nhất quán. Các lỗi thường gặp có thể là đánh số theo hình thức phân cấp hoặc đánh số không theo thứ tự. Một số báo cáo tạo ra các mục lớn nhưng sau đó lại chỉ tạo một mục con. Cách giải quyết vấn đề này là sử dụng LaTeX hoặc chức năng Style của Microsoft Word.
Lỗi sử dụng dấu câu và khoảng trắng
Một lỗi phổ biến khi viết báo cáo đó là viết một đoạn quá dài mà không có dấu chấm câu. Trong nhiều báo cáo khác lại sử dụng dấu câi tùy tiện hoặc thiết khoảng trắng khi viết. Lưu ý khi sử dụng khoảng trắng là không đặt khoảng trắng ở trước và sau các dấu câu, dấu chấm, chấm phẩy, hai chấm mà nên có dấu cách bình thường như đang viết một từ bất kì. Hay đối với dấu ngoặc đơn hoặc ngoặc kép thì phía ngoài dấu ngoặc là một khoảng trắng, phía trong dấu ngoặc không có khoảng trắng.
Những lỗi phổ biến trên hoàn toàn có thể khắc phục được nếu bạn thực sự chú tâm đến nội dung, hình thức báo cáo của mình. Hoặc bạn có thể tham khảo ý kiến của đồng nghiệp và cấp trên trước khi gửi báo cáo đến các lãnh đạo cấp cao hơn. Điều này sẽ giúp bạn tránh được những sai lầm không đáng có. Chúc bạn thành công và có được bản báo cáo như ý.
S.T Bảo Ngọc
