Nhờ có khoa học công nghệ mà chúng ta có nhiều cách thức liên lạc nhanh chóng như email, điện thoại, tin nhắn… Tuy nhiên, dù giao tiếp bằng cách nào, vẫn có một số nguyên tắc nhất định được áp dụng nhằm làm giảm sự hiểu lầm và gia tăng năng suất làm việc.
Dưới đây là 7 nguyên tắc như vậy:
Gặp nhau trực tiếp
Tận dụng lợi ích của điện thoại, email mà thậm chí những người làm việc trong cùng một văn phòng không cần nói chuyện trực tiếp với nhau. Tuy nhiên, việc “gần mà xa” thế này có thể gây ra hiểu lầm khó giải quyết và mối quan hệ đồng nghiệp không phát triển thân thiết. Chỉ cần một cuộc nói chuyện 5 phút sẽ làm sáng tỏ những bất đồng. Tại nhiều công ty hiện nay, sếp làm việc trong cùng một không gian với nhân viên và cho rằng ở gần nhau tạo điều kiện cho mọi người dễ dàng chia sẻ quan điểm với những người xung quanh.
Cung cấp thông tin rõ ràng
Trước khi chuyển thông tin cho người khác, hãy đảm rằng đó là những chi tiết chính xác và đầy đủ. Điều này có vẻ là thừa, tuy nhiên, đôi khi vì tưởng rằng người kia đã biết mình nói tới dự án nào nên bạn có thể cung cấp thiếu thông tin, dẫn tới những rắc rối có thể nảy sinh sau này. Hãy nhớ rằng sự không rõ ràng sẽ tạo ra nhầm lẫn và phả hỏng cuộc giao tiếp.
Đặt câu hỏi
Đề nghị sự giải thích là dấu hiệu của một người giao tiếp tốt. Bạn không nên e ngại việc đặt câu hỏi để xác nhận những điều mình chưa rõ. Đặt câu hỏi cũng là cách thể hiện cho đối phương biết rằng bạn lắng nghe, hiểu và muốn chắc chắn về những điều mình nghe được.
Lắng nghe
Hãy thực sự lắng nghe bằng cả con người bạn khi người khác nói, tức là nhìn vào đối phương và tập trung vào điều họ đang nói, chứ không phải nghĩ về cuộc họp tiếp theo, về những việc phải làm hay điều bạn sẽ nói. Nhiều người đã phạm sai lầm khi mải nói mà quên lắng nghe. Trong khi đó, một cuộc đối thoại hiệu quả đòi hỏi cả nói và nghe. Thêm nữa, khi nói chuyện với người khác, hãy để anh/ cô ấy biết rằng bạn đang tập trung lắng nghe qua ngôn ngữ cử chỉ và phản ứng như “Anh/ chị hãy tiếp tục nói”.
Tạo cơ hội cho những người khác lên tiếng
Chắc hẳn bạn đã từng tham gia cuộc họp chỉ một người nói trong khi không ai lên tiếng bày tỏ quan điểm. Những cuộc họp “độc thoại” như này chắc hẳn sẽ không mang lại hiệu quả cao. Đặc biệt, những người lãnh đạo cần lưu ý vấn đề này. Nếu mọi người không được khuyến khích thể hiện ý kiến của mình, cuộc họp sẽ rơi vào bế tắc, nhàn chán, thất vọng và sự chống đối. Vì vậy, dù bạn là sếp hay nhân viên, hãy lắng nghe những ý kiến khác nhau và tạo điều kiện cho người khác nói lên suy nghĩ của mình.
Trung thực
Mọi người lắng nghe người họ tin tưởng. Vì vậy, trung thực là nguyên tắc đơn giản và hiệu quả nhất trong giao tiếp. Khi thông tin được chia sẻ một cách thẳng thắn, chân thành với sự tôn trọng, bạn có thể kiểm soát những tình huống xấu có thể nảy sinh.
Xác nhận kết luận cuối cùng
Khi nói chuyện với ai đó trong công việc, hãy đảm bảo rằng từng điểm đều được xác nhận rõ ràng và khi dự án/ nhiệm vụ kết thúc, hãy thống nhất lại tất cả để chắc chắn rằng không có gì còn vướng mắc.
