Tổ chức đội nhóm và khai thác hiệu quả tri thức tập thể là một nhiệm vụ mang tính chất then chốt của người quản trị hay một doanh nghiệp.
Cho dù, bạn chưa hẳn ở vị trí lãnh đạo cao nhất nhưng hiểu rõ và biết cách xây dựng và thiết lập tinh thần làm việc chung sẽ giúp tạo thêm động lực làm việc cho nhân viên và mang lại nhiều lợi ích hơn cho công ty.
Kết quả được xem là thành công khi đội nhóm bạn xây dựng làm việc hiệu quả và hoàn thành xuất sắc mọi công việc mục tiêu đề ra. Tất nhiên, thành tích này nhỉnh hơn năng sức của các thành viên gộp lại nếu họ làm việc riêng lẻ. Muốn biến viễn cảnh này thành hiện thực, bạn phải chú ý đến những yếu tố sau
1.Cùng chung một MỤC TIÊU
Đây là nguyên tắc đầu tiên và cũng là tiên quyết. Nếu không có chung mục đích, nhóm sẽ không còn là một nhóm nữa, đó đơn giản chỉ là phép cộng của những cá nhân với những mục đích khác nhau => kết quả đôi khi còn tệ hơn là để những cá nhân ấy làm việc riêng lẻ, vì những mâu thuẫn lợi ích.
Mục tiêu của nhóm phải được đặt lên cao hơn mục tiêu của bất kì cá nhân nào; Thành công của nhóm phải được đặt lên cao hơn thành công của bất kì cá nhân nào!
Mỗi một thành viên khi tham gia vào nhóm phải luôn cố gắng vì mục tiêu chung, xem đó như là “lẽ sống” trong những ngày “nhóm còn tồn tại”. Bởi vì, chỉ khi nhìn thấy “lợi ích chung”, nhóm mới được thành lập, và nhóm nên tồn tại đến cùng vì mục tiêu chung.
2. Giao tiếp hiệu quả
Các thành viên trong nhóm nên giao tiếp thoải mái với nhau một cách trực tiếp và hướng tới mục tiêu đạt được thành công cho dự án. Việc giao tiếp giữa các thành viên với nhau và với trưởng nhóm nên là một quá trình hai chiều. Điều này sẽ giúp họ hiểu nhau hơn đồng thời giải quyết những vấn đề nảy sinh một cách nhanh chóng nhất.
Giao tiếp cởi mở, trung thực và tôn trọng. Các thành viên tự do bày tỏ suy nghĩ, ý kiến và các giải pháp tiềm năng để giải quyết vấn đề. Mọi người cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu. Các thành viên nên hỏi các câu hỏi để làm rõ ý kiến chứ không nên tìm cách phản bác đồng nghiệp của họ.
3.Một nhóm trưởng giỏi
Nhóm trưởng có thể không phải là người giỏi nhất, nếu xét trên phương diện cá nhân, nhưng đó phải là người có khả năng lãnh đạo tốt nhất, trên phương diện tập thể.
Và, cho dù trong trường hợp họ có là người giỏi nhất thì họ vẫn sẽ phải tuân theo nguyên tắc đầu tiên, phải đặt mục tiêu chung của nhóm lên hàng đầu, suy cho cùng thì nhóm mới là quan trọng nhất.
Tất nhiên nhóm là một tập thể và các cá nhân nên là quan trọng như nhau, nhưng nếu thiếu đi một người nhóm trưởng giỏi, một mảnh ghép cực kì quan trọng, thì bức tranh của nhóm sẽ “kém hoàn hảo” hơn rất nhiều.
4. Phân công hiệu quả
Phân công trách nhiệm cũng quan trọng như đảm bảo hoàn thành mọi việc. Vì vậy cần phân công công việc dựa trên năng lực, điểm mạnh của từng thành viên trong nhóm. Để phân công được đúng ngừời, đúng việc.
5. Trợ giúp và tôn trọng lẫn nhau
Bên cạnh đó các thành viên cần tôn trọng lẫn nhau, không nên nghĩ rằng mình giỏi hơn người khác, tự đề cao mình và xem thường các thành viên khác. Việc giúp đỡ và tôn trọng lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm chính là động lực lớn nhất để cùng làm việc và hướng tới mục đích chung cuối cùng. Kỹ năng làm việc theo nhóm sẽ giúp gắn kết các thành viên trong nhóm lại với nhau.
6. Tôn trọng
Để hợp tác hiệu quả, các thành viên trong nhóm cần hiểu và tôn trọng những thành viên khác. Tôn trọng năng lực, quan điểm và hành động của nhau để giảm thiểu xung đột, đảm bảo hoạt động suông sẻ và nâng cao năng suất.
7. Quản lý xung đột
Một trong những điều của kỹ năng làm việc nhóm cần có là phải giải quyết xung đột trong nhóm. Ngay cả đối với những vấn đề quan trọng, nếu biết xử lý một cách chuyên nghiệp sẽ ít gây ra tổn hại cho người khác hơn. Không nên để những ý kiến bất đồng gây ảnh hưởng đến kết quả làm việc nhóm.
Nhóm cần thỏa thuận quy trình xem xét, phân tích, đánh giá và giải quyết các vấn đề trong nhóm cũng như những xung đột. Không nên ủng hộ những xung đột cá nhân hoặc chia bè kết phái khi xảy ra xung đột. Thay vào đó, các thành viên nhóm cần hướng đến một giải pháp chung.
Mih Mỹ ST
