Thật không phải dễ dàng gì để bắt kịp với những quy tắc giao tiếp chuyên nghiệp luôn thay đổi tại nơi làm việc. Những sai lầm cơ bản sẽ khiến bạn phải chịu cảnh xấu hổ và thậm chí có thể bị sa thải.
1/ Trong ứng xử xã giao
Những hành vi mang tính xúc phạm, thiếu tôn trọng không gian cá nhân, nói chuyện điện thoại liên tục hay những thói quen ăn uống xấu có thể khiến đồng nghiệp cảm thấy khó chịu. Việc thề thốt khi tranh luận cũng sẽ khiến bạn mất đi sự tín nhiệm của mọi người, đôi khi biến bạn trở thành kẻ ngốc. Ngoài ra, bạn cũng không nên đứng quá gần đồng nghiệp hay có những đụng chạm cơ thể không cần thiết.
Chốn công sở rất cần đến những cuộc nói chuyện, bàn luận thân mật, nhưng không bao gồm những cuộc trò chuyện qua điện thoại. Những cuộc gọi bất ngờ trong cuộc họp hay trong giờ ăn trưa cũng khiến cho đồng nghiệp cảm thấy khó chịu, đặc biệt là khi bạn nói quá to. Bên cạnh đó, việc nói to hay thô lỗ khi ăn cũng khiến bạn mất điểm trong mắt đồng nghiệp. Đặc biệt, vừa ăn vừa nói càng thực sự khiến bạn trở nên tồi tệ trong mắt các đồng nghiệp.
Lời khuyên: Hãy chọn cách nói chuyện hài hước thay vì thề thốt, điều đó sẽ giúp đồng nghiệp chú ý và quý mến bạn hơn. Ngoài ra, khi nói chuyện với đồng nghiệp, hãy đứng cách khoảng một cánh tay, và thường xuyên mỉm cười, thể hiện sự thân thiện và tôn trọng với những người xung quanh.
Để giảm thời gian trò chuyện qua điện thoại, bạn có thể sử dụng các phần mềm chat hay email. Trước khi vào giờ làm, bạn nên dự đoán trước những người có thể gọi cho bạn trong buổi đó và gọi cho họ trước. Tránh trả lời điện thoại khi bạn đang ở trong cuộc họp, nhưng nếu bạn thực sự phải nghe cuộc gọi đó thì hay cố gắng nói nhỏ hết sức có thể. Bạn cũng không nên để điện thoại trên bàn trong phòng làm việc hay trong bữa ăn, điều này thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với những người xung quanh. Khi ăn, đừng nói khi bạn vẫn còn thức ăn trong miệng.
Cách bạn nói chuyện với mọi người có thể giúp bạn có được sự tín nhiệm của họ nhưng cũng có thể làm xấu đi hình ảnh của bạn. Những điều cấm kỵ trong giao tiếp chốn công sở là những chủ đề nhạy cảm, chuyện ngồi lê đôi mách, ngắt lời người khác và to tiếng khi nói chuyện … Bạn cũng nên tránh đề cập đến những vấn đề liên quan đến chính trị và tôn giáo.
Bạn có thể cảm thấy căng thẳng khi sếp hay khách hàng nổi giận, trong lúc này tốt nhất không nên ngắt lời và “phản biện” một cách thiếu suy nghĩ. Bạn cũng không nên ngắt lời hay to tiếng khi tranh luận với đồng nghiệp. Việc ngắt lời người khác để tham gia vào câu chuyện thể hiện sự nôn nóng và thiếu tôn trọng người khác.
Lời khuyên: Không hiếu thắng trong các cuộc tranh luận, hãy đặt những câu hỏi liên quan và phù hợp khi nói chuyện sẽ giúp bạn không sa vào những chủ đề nhạy cảm. Hãy giữ gìn cuộc sống riêng tư của bản thân và không “buôn chuyện” về cuộc sống của người khác, thay vào đó hãy tặng họ những lời khen trong công việc. Trong tình huống khách hàng không hài lòng hay sếp nổi cáu, hãy chủ động hướng tới giải quyết vấn đề, tập trung vào vấn đề chính và gợi ý vài giải pháp. Thay vì ngắt lời, cãi lại hay đánh giá, hãy lắng nghe họ. Hãy tự đặt mình vào tình cảnh của họ và xử sự như cách mà bạn muốn bạn sẽ được đối xử trong tình huống ấy. Đối với đồng nghiệp cũng vậy, hãy giữ bình tĩnh khi nói chuyện, tranh luận.
Tác phong làm việc thiếu chuyên nghiệp sẽ khiến bạn thực sự mất điểm khi tiếp xúc với bất kỳ ai. Những sai lầm phổ biến là luôn trễ giờ, bắt tay dè dặt và ăn mặc không phù hợp.
Việc bạn trễ giờ gây ảnh hưởng tới người khác. Đặc biệt nếu bạn đến muộn trong cuộc gặp khách hàng mới, thì hậu quả rất nghiêm trọng. Một sai lầm khác là bắt tay dè dặt. Điều này thể hiện sự thiếu chắc chắn và tính cách yếu đuối và chính nó sẽ hủy hoại ấn tượng đầu tiên của bạn trong mắt người khác.
Ấn tượng đầu tiên đối với mọi người cũng bị ảnh hưởng bởi diện mạo của bạn. Nếu bạn có hình xăm hay bấm khuyên trên cơ thể, hình ảnh bạn và công ty sẽ bị hủy hoại, vì vậy tốt nhất hãy che những điểm này đi. Tình trạng tương tự cũng sẽ xảy ra khi bạn mặc trang phục hở hang hay không phù hợp như một chiếc áo có in khẩu hiệu hay hình ảnh thô lỗ.
Ngoài ra, việc thiếu card visit khi gặp mặt khách hàng hay đối tác sẽ khiến bạn trở thành người thiếu chuyên nghiệp và không chu đáo.
Lời khuyên: Hãy cố gắng đến cuộc họp đúng giờ, và nếu không may bạn đến muộn thì hãy ở lại muộn hơn hoặc làm việc thâu trưa. Việc đến đúng giờ sẽ giúp bạn thêm tự tin, đặc biệt là khi bạn có bài giới thiệu. Ngoài ra, hãy thường xuyên nhìn vào mắt người đối diện khi nói chuyện, đồng thời những cái bắt tay chặt cũng thể hiện sự tự tin và quyết đoán. Khi giới thiệu, hãy cung cấp tên đầy đủ của bạn và thường xuyên nhắc lại tên của khách hàng hoặc đối tác mới để thể hiện sự thân mật.
Về trang phục, hãy loại bỏ những thứ rườm rà như vòng hay khuyên tai. Ngoài ra, hãy nhớ đem theo card visit trong những chuyến gặp mặt đối tác hay khách hàng và đưa chúng ra vào cuối buổi gặp. Khi bạn nhận card visit từ phía đối tác/khách hàng, hãy dành ra vài giây để xem qua trước khi cất đi.
Một hình ảnh chuyên nghiệp trong công việc sẽ khiến sếp bạn hài lòng và để lại ấn tượng trong lòng khách hàng, đồng nghĩa với nhiều cơ hội mới sẽ đến với bạn.
4/ Khi đi công tác
Trong những chuyến đi công tác xa, đến một tỉnh thành khác hay thậm chí đi nước ngoài, bạn rất dễ mắc phải những lỗi lầm trong ứng xử. Sự khác biệt về văn hóa, những kì vọng phi thực tế, uống rượu say với khách hàng hay lối sống buông thả lãng phí ở khách sạn có thể là những nguyên nhân của rắc rối.
Khi làm việc tại nước ngoài, bạn dễ mắc phải những hiểu lầm về văn hóa. Mỗi đất nước đều có những phong tục và cách thể hiện khác nhau, điều này có thể khiến những hành động đơn giản như tặng quà hay tiếp xúc cơ thể trở thành sự xúc phạm. Mọi thứ sẽ không như ở nhà, vì vậy tốt nhất không nên ca ngợi thái quá về đất nước mình hay trông đợi nhiều hơn những gì bạn được hưởng.
Khi đi công tác, cố gắng đừng để xay xỉn trước mặt khách hàng. Và cũng đừng biến phòng khách sạn của bạn thành quán bar hay văn phòng làm việc. Việc sống buông thả lãng phí trong phòng khách sạn hoặc mời khách hàng tới đó (đặc biệt là khách hàng khác giới) có thể sẽ khiến bạn phải trả giá đắt.
Lời khuyên: Trước khi đi công tác, hãy tìm hiểu về phong tục cũng như cách giao tiếp của nơi bạn sẽ đến. Cố gắng phát âm rõ, lịch sự và kèm với chức danh khi nhắc đến tên ai đó. Đồng thời, hãy chấp nhận và tôn trọng những khác biệt, không nên so sánh với nhà mình hay những nơi khác bạn từng đến. Khi làm việc với khách hàng, hãy cố gắng tỏ ra sẵn sàng xây dựng mối quan hệ cá nhân trước, nhưng cũng phải biết đâu là giới hạn. Hãy thể hiện sự tôn trọng của một vị khách đối với chủ nhà và giữ chừng mực để không bị xay xỉn. Đừng bao giờ để khách hàng đến phòng khách sạn của bạn và cũng chú ý tránh lãng phí cho công ty cho việc ăn ở của bạn trong chuyến công tác.
Khi là một vị khách hòa nhã, bạn sẽ được chào đón trong những lần công tác tiếp theo và được công ty khen ngợi khi trở về.
5/ Trong các sự kiện của công ty
Các bữa tiệc ăn mừng hay lễ kỷ niệm là những sự kiện thường xuyên được tổ chức tại các công ty. Đó là lúc dành cho sự vui vẻ, thoải mái, nhưng cũng không có nghĩa là bạn có thể uống say, hay có những hành vi và lời nói thiếu kiểm soát.
Việc quá chén sẽ khiến hình ảnh của bạn trở nên xấu xí và nếu sếp phải đưa bạn về nhà thì sự nghiệp tương lai của bạn coi như chấm hết. Ngoài ra, những trò chơi kỳ quái và thường bị chụp ảnh lại sẽ khiến bạn phải thấy xấu hổ vào ngày hôm sau.
Một sai lầm thường mắc phải khi tham dự các sự kiện của công ty là coi đây là nơi hẹn hò. Đây không phải là nơi bạn để mắt đến vợ của sếp hay đồng nghiệp. Nếu bạn nghĩ bạn có thể tránh được những rắc rối này bằng cách đem theo người yêu/vợ thì hãy xem lại. Khi đem theo người thân đến bữa tiệc công ty, bạn sẽ phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về hành vi của họ, và đôi khi xử sự của họ sẽ khiến bạn mất mặt.
Lời khuyên: Khi tham dự tiệc công ty, hãy thử những thức uống khác thay vì rượu. Làm như vậy sẽ giúp bạn giữ được chừng mực và có thể tự về nhà mà không cần ai đưa đón trong tình trạng xay xỉn. Nếu không may, bạn không thể kiểm soát được hành vi của mình, giải pháp duy nhất của bạn là xin lỗi một cách chân thành và pha chút hài hước thân mật.
Hãy cư xử với mọi người một cách tôn trọng như khi ở văn phòng. Thay vì mang theo người, hãy mang theo một món quà phù hợp với sự kiện như một món quá Giáng Sinh bất ngờ hay một món ngon tự nấu ở nhà. Hành vi đúng mực sẽ đem lại cho bạn những khoảng thời gian vui vẻ thoái mái với cả sếp và đồng nghiệp trong công ty.
Trên đây là những sai lầm mà tất cả chúng ta đều có thể mắc phải những hãy cố gắng giảm thiểu chúng ở nơi công sở. Thời gian là tiền bạc, những sai lầm cố hữu trong công việc sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian, tiền bạc, và xấu nhất là mất việc. Hãy nhớ, xử sự và tác phong làm việc của bạn có ảnh hưởng đến công ty và sự nghiệp của chính bạn.
S.T Bảo Ngọc
